Niet elk document kun je zomaar weggooien. Sommige gegevens moet je volgens de wet jarenlang bewaren en soms wel een eeuw. Maar waar laat je al die informatie? En hoe houd je het veilig en vindbaar? Ronald, onze specialist archief- en databeheer, legt uit waarom bedrijven hun archief aan ons toevertrouwen.
Wanneer kies je voor archiefbeheer?
Bedrijven stappen over op professioneel archiefbeheer wanneer de eigen opslagruimte schaars wordt, wanneer er behoefte is aan extra veiligheid of wanneer overzicht en snelle toegang tot documenten belangrijk zijn. Ook de wens om documenten digitaal beschikbaar te hebben, speelt steeds vaker mee. “Wij beheren het fysieke archief voor zo’n 60 tot 70 klanten,” vertelt Ronald. “Van kleine organisaties tot grote zorginstellingen. Voor elke klant werken we volgens hun eigen bewaarbeleid, waarbij wettelijke termijnen kunnen variëren van één tot wel honderd jaar.”
Twee manieren van werken
Het archiefbeheer stemmen we volledig af op de wensen van de klant.
Sommige organisaties beheren hun archief zelf. Wij registreren dan de dozen of ordners en plaatsen ze veilig in ons archief. Andere klanten laten ons het hele proces verzorgen. In dat geval registreren wij tot op doos-, klapper- of dossierniveau. We maken een overzichtslijst en koppelen deze aan ons online Document Management Systeem. Liever een ander format? Dan leveren we dat.
“Zo krijgt iedere klant precies de mate van controle en gemak die bij hun situatie past,” zegt Ronald.
Veiligheid voorop
Archiefbeheer gaat niet alleen om opslag, maar ook om bescherming. Onze archiefruimtes zijn voorzien van klimaatbeheersing, brand- en inbraakbeveiliging via de meldkamer van Intergarde en fysieke beveiliging met hekwerk, schrikdraad, elektronische sloten en aparte alarmzones. Alleen geautoriseerde personen krijgen toegang. Bovendien beschikken onze medewerkers over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en tekenen ze een geheimhoudingsverklaring om de vertrouwelijkheid van de opgeslagen informatie te waarborgen.
Digitaliseren op verzoek
Steeds meer klanten kiezen voor scanning on demand. Hierbij digitaliseren we alleen de documenten die opgevraagd worden, zodat deze snel beschikbaar zijn via een beveiligde mailomgeving of het DMS, altijd volledig AVG-proof. De kosten van complete digitalisering loont zich meestal pas na een aantal jaar. Het compleet digitaliseren is vooral als veiligheidsoptie of als de documenten direct beschikbaar moeten zijn” legt Ronald uit. “Daarom kiezen veel klanten voor een combinatie van beide: de zekerheid van papier en het gemak van digitaal.”
In de praktijk en vooruitblik
Ronald ziet dagelijks hoe archiefbeheer bedrijven helpt. Zorginstellingen leveren bijvoorbeeld nog regelmatig nieuwe fysieke dossiers aan. Door onze registratie en beveiliging weten zij zeker dat alles veilig ligt en snel terug te vinden is. De kern van onze dienstverlening blijft veilig, overzichtelijk en klantgericht archiefbeheer. Tegelijkertijd kijken we naar nieuwe mogelijkheden. “We onderzoeken hoe we onze beveiligde opslag ook kunnen inzetten voor andere kleine artikelen, gekoppeld aan een voorraadsysteem,” aldus Ronald.
Wil jij jouw archief opslaan zonder zorgen? Wij regelen het voor je.
