Case Mercedes-Benz CAC: herhuisvesting van 300 werkplekken

Mercedes-Benz Customer Assistance Center besloot de complete E-vleugel van het gebouw af te stoten. Zo’n 300 werkplekken moesten intern worden verplaatst naar de overige vleugels. Tegelijkertijd werd van de gelegenheid gebruikgemaakt om het meubilair en de apparatuur in de andere verdiepingen direct te moderniseren en slim te hergebruiken. De opdracht kwam via onze vaste partner Puur en Partners bij ons terecht. 

“We weten dat Bernardt VAD het regelt. Geen gedoe, korte lijnen en betrokken mensen die het werk ook echt afmaken.” 
– Puur en Partners 

Wat er moest gebeuren 

Het project ging verder dan alleen een verhuizing. Naast het demonteren en herplaatsen van 300 werkplekken, waren ingrijpende technische en bouwkundige werkzaamheden nodig om het gebouw toekomstbestendig te maken. Waar Puur en Partners het strategisch/tactisch schuif- en verbouwplan uitdacht, vertaalde onze projectleider van Bernardt VAD deze plannen naar de operationele uitvoering ervan.

Met een team van ruim 20 collega’s werkten we maanden lang aan dit omvangrijke project. Van het leegruimen van afdelingen tot het aansluiten van coffee corners, ICT-apparatuur en monitoren – overal dachten we mee en voerden we uit met precisie.

Tijdens dit project kwamen al onze diensten samen

• Interne verhuizing: curved monitoren en modernere bureaustoelen herverdelen naar de juiste afdelingen 
• Meubellogistiek: inhuizen van nieuw meubilair en afvoeren van oud meubilair 
• ICT- en kabelmanagement: Bekabeling, elektra en verlichting uitbreiden en opnieuw aansluiten, aanpassingen aan klimaatsystemen en datavoorzieningen 
• Handymanwerkzaamheden: tv-schermen, whiteboards en overige voorzieningen demonteren en op de juiste plek weer monteren.  
• Projectleiding: ontlasten en ondersteunen van de facilitaire dienst, afstemming met andere leveranciers zoals stoffeerders, schilders en installateurs 

Eén partij voor uitvoering en afstemming 

Wij namen niet alleen de fysieke verhuizing, maar ook de coördinatie met alle betrokken partijen op ons. Daardoor hielden Puur en Partners en Mercedes-Benz CAC één aanspreekpunt en bleven planningen strak op elkaar afgestemd. 

 “Ze zagen het project echt als hun verantwoordelijkheid. Ze liepen hier veel rond, dachten mee en hielden voortdurend contact. Dat geeft rust tijdens zo’n traject.” 
– Facilitair Manager van Mercedes-Benz CAC. 

Aanpak in drie fases 

Tijdens het hele proces ondersteunden we de facilitaire dienst, bewaakten we de voortgang van uitvoerende partijen en dachten we actief mee in het logistieke proces en de communicatie met gebruikers. We hebben dit aangepakt in een aantal fases: 

Fase 1 – Testverhuizing om tempo en werkwijze scherp te krijgen 
We begonnen met een proefopstelling om de doorlooptijd en aanpak goed in te schatten. Zo wisten we vooraf precies hoeveel tijd we per werkplek nodig hadden en kon de planning hierop worden afgestemd. 

Fase 2 – Opruimen, voorbereiden en uitvoeren in zones 
In de werkende bedrijfsomgeving hebben we per zone voorbereid, opgeruimd en verplaatst – zonder dat de bedrijfsprocessen werden onderbroken. Onze teams verwijderden whiteboards, schilderijen en decoratie, ruimden vloeren leeg voor de stoffeerders, en maakten ruimte voor nieuwe meubels. 

Fase 3 – Hoofdverhuizing en directe nazorg 
Eind december 2024 verhuisden we alle werkplekken definitief. Begin januari 2025 liepen we continu rond voor alle afwerking: schermen richten, kabels wegwerken, meubels bijstellen. Net zo lang tot iedereen lekker zat. 

Resultaat 

Na tien maanden voorbereiding en uitvoering stond de complete herhuisvesting. Alle 300 medewerkers hadden op tijd een nieuwe werkplek, zonder dat ook maar één afdeling stilviel. Daarnaast zijn bestaand meubilair en apparatuur maximaal hergebruikt geworden.   

De lijnen waren kort, de planning strak en het project is afgerond zoals het bedoeld was: zonder omkijken voor de klant en eindgebruiker.